Systemy dla pracowników terenowych
Monterzy, ekipy remontowe, serwisanci, brygady drogowe, instalatorzy. Wszyscy wyjeżdżają rano z bazy, a biuro dowiaduje się, co się wydarzyło, dopiero wieczorem, o ile ktoś zadzwoni albo przyśle zdjęcie kartki. Do tego dochodzą papierowe protokoły, które giną w samochodzie, i godziny przepisywane z pamięci w piątek po południu.
Budujemy dla takich firm systemy, które zbierają te informacje na bieżąco: aplikację w telefonie ekipy i panel dla biura. Nie zaczynamy od technologii, tylko od pytania, gdzie w Waszym dniu pracy najczęściej coś się gubi.
Od kiedy to ma sens?
Powiedzmy uczciwie: jeśli w terenie jeździ dwie, trzy osoby, nie potrzebujecie dedykowanego systemu. Wystarczy wspólny kalendarz, arkusz, komunikator, a na początek nawet zwykły notatnik. Wszyscy wiedzą, co kto robi, bo siedzą w jednej kuchni albo w jednym samochodzie.
Kłopot zaczyna się, gdy ekip jest kilka i nikt już nie ogarnia całości w głowie. Zwykle widać to po kilku objawach:
- kierownik spędza dzień na telefonach: gdzie jest ekipa, czy dojechała, czy skończyła
- to samo zlecenie ma trzy wersje: w mailu, w arkuszu i w pamięci brygadzisty
- protokoły odbioru wracają po tygodniu, bez podpisu albo nieczytelne
- przy reklamacji nikt nie umie szybko pokazać, jak wyglądała robota w dniu zakończenia
- godziny pracy do rozliczeń trzeba rekonstruować, bo każdy zapisał je inaczej
- nie wiadomo, które zlecenia faktycznie dają zarobić, a które tylko wyglądają na dobre
Gdy rozpoznajecie u siebie trzy z sześciu, to zwykle znaczy, że prowadzenie firmy w arkuszach przestaje się opłacać.
Co taki system obejmuje?
Zakres zawsze różni się w zależności od branży, ale większość projektów to kombinacja tych samych klocków. Nie trzeba wdrażać wszystkich naraz. Zwykle zaczynamy od tego, co boli najbardziej.
Kontakt z klientem
Klient chce wiedzieć, kiedy ktoś do niego przyjedzie, i nie chce za każdym razem dzwonić do biura. System może wysłać SMS albo maila z oknem czasowym wizyty, powiadomić o opóźnieniu, a po zakończeniu pracy przekazać podsumowanie. Historia kontaktów przy zleceniu zostaje, więc nowa osoba w biurze nie musi pytać, co ustalono wcześniej.
Harmonogramowanie i przydzielanie ekip
Zlecenia trafiają na kalendarz, a biuro przypisuje do nich ekipy z uwzględnieniem tego, kto jest wolny, kto ma uprawnienia do danej pracy i jak daleko jest do następnego adresu. Ekipa widzi swój plan dnia w telefonie, z adresem, opisem i kontaktem do klienta. Gdy plan się zmienia, zmiana dociera do ludzi od razu, a nie po kolejnym telefonie.
Przy kilku równoległych projektach dochodzi jeszcze podział ludzi między nimi. System pokazuje, że ten sam monter jest wpisany w dwa miejsca naraz, zanim zrobi się z tego problem na budowie.
Protokół przyjęcia pracy i wydania towaru
To jeden z najczęstszych powodów, dla których firmy w ogóle zaczynają rozmowę o systemie. Protokół wypełniany w aplikacji ma wymagane pola, zdjęcia, opis i podpis klienta na ekranie telefonu. Od razu trafia do zlecenia i do klienta, jako PDF. Nic się nie zgubi w kabinie samochodu i nikt nie musi go potem przepisywać.
To samo dotyczy wydania towaru lub materiału z magazynu na ekipę: kto, co i w jakiej ilości wziął, a co wróciło. Przy materiałach, które realnie kosztują, to szybko robi różnicę.
Śledzenie czasu pracy
Ekipa rozpoczyna i kończy zlecenie w aplikacji, a czas pracy zapisuje się sam, powiązany z konkretnym zleceniem. Można go potem rozliczyć, wyeksportować do systemu kadrowego i porównać z tym, co założono w wycenie. Jeśli lokalizacja jest wymagana, dodajemy ją, ale raczej jako potwierdzenie obecności na miejscu niż śledzenie człowieka co minutę. To rozróżnienie warto omówić z załogą, zanim system ruszy.
Raportowanie wydajności
Skoro dane o czasie, materiałach i zleceniach zbierają się w jednym miejscu, można z nich wyciągnąć coś więcej niż sumy. Ile faktycznie trwała praca, którą wyceniono na dwa dni. Która ekipa wraca do klientów z poprawkami. Które typy zleceń są opłacalne. Raporty konfigurujemy pod to, o co pytają właściciele i kierownicy, a nie pod to, co się łatwo wylicza.
Obsługa reklamacji
Reklamacja to zwykle spór o to, co zostało zrobione i w jakim stanie. Jeśli wcześniej były protokół ze zdjęciami i podpisem, rozmowa jest krótsza. System prowadzi też samą reklamację: zgłoszenie, przypisanie do osoby, wizytę poprawkową, zamknięcie. Dzięki temu nikt nie pyta w biurze, co się z tą sprawą stało.
Aplikacja w telefonie, panel w biurze
Zwykle są to dwie części jednego systemu. Ekipa w terenie dostaje aplikację zaprojektowaną pod pracę w rękawicach, na słońcu i przy kiepskim zasięgu: duże przyciski, mało pisania, zdjęcia robione w trakcie, a nie na koniec dnia. Biuro dostaje panel w przeglądarce, z którego widzi całość, planuje, zatwierdza i rozlicza.
Co z brakiem zasięgu?
W terenie to norma: piwnice, hale, tereny za miastem. Dlatego aplikacje projektujemy tak, żeby działały offline. Ekipa wypełnia protokół, robi zdjęcia, a dane wysyłają się, gdy telefon znów złapie sieć. Brzmi jak szczegół, ale jeśli aplikacja traci dane w piwnicy, ekipa wraca do papieru po drugim dniu.
PWA czy aplikacja natywna?
Często wystarcza PWA, czyli aplikacja działająca w przeglądarce, którą ekipa dodaje do ekranu głównego. Nie ma sklepu, aktualizacje wchodzą od razu, a nowa osoba zaczyna pracę po otwarciu linku. Natywna aplikacja na Androida lub iOS jest potrzebna, gdy wymagania są większe: skanowanie kodów, dostęp do czujników, rozbudowana praca w tle. Decyzję podejmujemy razem, na podstawie tego, co ekipa faktycznie robi na miejscu.
Role i uprawnienia
Brygadzista widzi swoje zlecenia, kierownik widzi wszystkie, księgowość tylko to, co potrzebne do rozliczeń, a klient ewentualnie swoje własne zgłoszenia. Uprawnienia ustawiamy tak, żeby nie było pokusy dzielenia się hasłem do konta administratora.
Integracje
System rzadko działa w próżni. Zwykle musi wymieniać dane z programem księgowym, systemem fakturowania, magazynem albo CRM-em. Robimy to przez API, a gdy go nie ma, przez eksport i import plików CSV lub XML. Dzięki temu dane nie muszą być wpisywane drugi raz.
Gdzie to działa?
[DO UZUPEŁNIENIA: lista branż i krótki opis, dla kogo robiliśmy takie systemy. Wypełnimy razem.]
Wspólny mianownik jest jeden: ludzie pracują poza biurem, a firma musi o tej pracy wiedzieć, rozliczyć ją i w razie czego udowodnić, że została wykonana.
Gotowe narzędzie czy system na miarę?
Na rynku jest sporo gotowych aplikacji do zarządzania ekipami i zleceniami. Dla małej firmy to często dobre rozwiązanie, tańsze i szybsze niż projekt od zera. Nie warto budować czegoś dedykowanego tylko dlatego, że można.
Gotowy produkt wystarczy, gdy:
- Wasze procesy są dość standardowe, a dopasowanie się do narzędzia nie boli
- zespół w terenie liczy kilka osób i nie planuje szybkiego wzrostu
- nie potrzebujecie połączenia z własnymi lub nietypowymi systemami
Dedykowany system zaczyna się opłacać, gdy zaczynacie naginać firmę pod narzędzie, a nie narzędzie pod firmę. Albo gdy miesięczne opłaty za dziesiątki użytkowników zbliżają się do kosztu własnego rozwiązania. Albo gdy Wasz sposób rozliczania, protokołowania czy planowania jest tym, co wyróżnia firmę na rynku, i nie chcecie go oddawać w ręce dostawcy abonamentu.
Wybrane realizacje
Kilka projektów, w których ekipy pracowały w terenie, a dane z miejsca pracy trafiały do biura w czasie rzeczywistym:
Dedykowany system dla przemysłu ciężkiego
- #Laravel
- #VUE.JS
- #Axios
- #PWA
Wielomodułowy system do zarządzania nośnikami reklamowymi
- #Angular
- #Capacitor
- #Ng-zorro
Aplikacja mobilna Viessmann Instalator
- #Angular
- #HTML
- #CSS
- #JavaScript
Jak wygląda projekt?
Zaczynamy od rozmowy i, jeśli to możliwe, od towarzyszenia ekipie przez jeden dzień pracy. Najwięcej uczymy się, patrząc, jak wygląda zlecenie od telefonu klienta do podpisanego protokołu. Potem proponujemy zakres pierwszej wersji, zwykle najmniejszy, który już coś zmienia, żeby ekipy mogły zacząć z nim pracować.
Pierwsze wartości, czyli działające protokoły albo harmonogram w telefonach ekip, widać zwykle po kilku tygodniach. Kolejne moduły dochodzą w iteracjach, bo dopiero po jakimś czasie używania widać, czego naprawdę brakuje. Każdy projekt wyceniamy indywidualnie, po rozmowie o zakresie.
Prowadzicie firmę z ekipami w terenie i chcecie sprawdzić, czy to dla Was? Napisz do nas.
Najczęściej zadawane pytania
Od ilu pracowników w terenie opłaca się system dla ekip?
Nie ma sztywnej granicy. Przy dwóch, trzech osobach zwykle wystarczą wspólny kalendarz i arkusz, a nawet notatnik. Wdrożenie systemu zaczyna mieć sens, gdy ekip jest kilka, zlecenia się nakładają, a kierownik traci dzień na telefony i szukanie informacji.
Czy aplikacja działa bez zasięgu?
Tak. Projektujemy ją tak, żeby ekipa mogła wypełniać protokoły i robić zdjęcia offline, a dane wysyłały się, gdy telefon złapie sieć. W terenie brak zasięgu jest normą, więc to podstawowe wymaganie.
Czy ekipa musi instalować aplikację ze sklepu?
Nie zawsze. Często wystarcza PWA, która działa w przeglądarce i nie wymaga instalacji. Aplikację natywną na Androida lub iOS budujemy wtedy, gdy potrzebne są np. skanowanie kodów lub praca w tle.
Czy lepiej wybrać gotowe narzędzie, czy system na miarę?
Dla małej firmy i standardowych procesów gotowe narzędzie jest zwykle tańsze i szybsze. System dedykowany zaczyna się opłacać, gdy musisz dopasowywać firmę do narzędzia, potrzebujesz niestandardowych rozliczeń lub integracji, albo gdy abonamenty za dużą liczbę użytkowników zbliżają się do kosztu własnego rozwiązania.
LinkedIn/desi9n-pl 
FB/desi9npl 
@desi9n.pl